Як знайти спонсорів для заходу

Крок 1: Створення цінної пропозиції

Ваша цінна пропозиція – це 1–2 пункта, що пояснюють, навіщо ви шукаєте спонсора. Більшості компаній, до яких ви звернетеся, необхідно знати наступне:

Яка місія проекту, для якого вам потрібен спонсор?
Хто ваша цільова аудиторія (демографічні характеристики, обсяг)?
Чи бере участь хтось ще або говорив про це?
Які переваги отримає спонсор?
Відповіді на ці питання допоможуть вам зосередитися на головних моментах і скласти 6–7 фраз. Один із прикладів цінного пропозиції (автор James Zook):

«Неймовірна Конференція буде сфокусована на навчанні ефективним прийомам маркетингу для досягнення найвищих комерційних результатів. Ми запрошуємо всіх, хто цікавиться маркетингом, приєднатися до нам 6 травня 2015 в Джексонвіллі. Конференція зможе прийняти 300 учасників, попередній продаж квитків почнеться на нашому сайті 1 січня 2015 року Наші організатори раніше працювали з такими компаніями як Starbucks, Nissan, Jockey, а також зі спікерами [Відоме Ім’я], [Відоме Ім’я]. Ми раді просунутися в сфері маркетингу і дати можливість учасникам отримати корисну інформацію та дізнатися про нові продукти ».

Це опис буде використано в наступних кроках, а також на вашому сайті, соцмережах і т.д.

Крок 2: Підготовка списку контактів

Ваші контакти – цінний актив, який у вас вже є. Будь в адресній книзі 100 осіб або 10 000, ці люди – ваша відправна точка. Ось чотири речі, які вам потрібно знати:

ви вже встановили довірчі відносини (на відміну від контактів в соцмережах);
можливо, вони не потенційні спонсори вашого заходу, блогу та ін. (хоча ви можете бути здивовані), але вони можуть дати вам рекомендацію, зворотний зв’язок або представити потрібній людині;
зворотний зв’язок може бути важливіше продажів на перших порах;
для старту зовсім не потрібно мати тисячі контактів.
Створіть таблицю в Google Spreadsheet або Excel з усіма вашими контактами. Рекомендовані колонки: «Ім’я», «Email», «Компанія», «Звідки ви знайомі», «Дата відправлення листа», «Відповідь», «Кого представив», «Коментарі». Є CRM–інструменти, за які можна заплатити, але простий Excel з цим завданням впорається не гірше.

Крок 3: Перший email

Є кілька важливих речей, які потрібно розуміти, коли ви пишете вашим знайомим про пошук спонсора:

не сприймайте їх як можливості для продажів;
Не робіть масових розсилок (персоналізація, персоналізація, персоналізація!);
пам’ятайте про побудованому довірі, коли звертаєтеся за допомогою / зворотним зв’язком;
пишіть коротко і ясно.
Варіант листи представлений нижче. Приклад англійською для зарубіжних знайомих можна знайти тут.

«Привіт, [Ім’я]!

Як справи? Спасибі ще раз за обід на минулому тижні, було весело! [ВАЖЛИВО: показати, що це не масова розсилка].

Якщо ти ще не знаєш, я організую Неймовірну Конференцію, яка пройде 6 травня 2015 в [неймовірному місці]. Я дуже рада цьому і хотіла б попросити тебе допомогти в двох невеликих речах (це займе у тебе всього пару хвилин).

Ми шукаємо спонсорів для участі в заході. Може, ти знаєш когось підходящого, хто міг би допомогти з потрібною інформацією? Буду вдячна за короткий email–уявлення, а інше вже візьму на себе. 🙂
У тебе є якісь рекомендації для нас? Наприклад, щось запам’ятовується, що тобі сподобалося чи не сподобалося на одній з конференцій. Наш сайт тут: […]
Спасибі заздалегідь! Ціную твій час і сподіваюся на кілька цінних контактів ».

Відлежуватися реакцію на кожен персоналізований запит і старанно оновлюйте свій файлик.

Крок 4: Пітч

Пітч–email (pitch) – звернення до ЗМІ з ідеєю для публікації історії про вашому заході. На відміну від ситуації з листами знайомим, одержувач пітч–листи вас не знає, і, відповідно, побудованого довіри між вами немає. Надайте телефону кожен лист (дізнайтеся максимум інформації про адресата), пишіть лаконічно і не забудьте зробити файлик з контактами журналістів. Більше цінних порад в презентації SlideShare нижче, а також тут:

Крок 5: Мистецтво фоллоу–ап

Буває так, що на перший лист адресат не відповідає через зайнятість, але іноді робить це навмисно, чекаючи повторного листа для підтвердження вашої зацікавленості.

Фоллоу–ап має критичну важливість у питанні укладення домовленостей. Як правило, більшість відповідей від потенційних спонсорів не спадає після першого пітчу. Повторне лист можна відправити через тиждень або скористатися безкоштовним сервісом Followup (в BCC виставляється потрібний час в форматі<6days@followup.cc>, де 6 – кількість днів після першого email).

Не забувайте додавати відповідні оновлення в свій файл.

Крок 6: Незрозумілі відмови

Які б продумані листи ви ні відправляли потенційним спонсорам і журналістам, завжди є ймовірність отримати у відповідь «Ні». Не дозволяйте відмов засмучувати вас, причини негативної відповіді можуть бути різні:

у них немає бюджету;
спонсорство їм не підходить;
невдалий досвід з іншого конференцією;
вони не можуть платити за рекламу / маркетинг;
конфліктує подія.
Іноді ситуацію з відмовою можна переграти і отримати відповідний результат. Успіх залежить від ваших здібностей в продажах і вміння мислити нестандартно.

Крок 7: Обіцяти менше, робити більше

Просте правило: обіцяти клієнту менше, але по можливості виконати понад обіцяного. Переконайтеся, що ви не продаєте в своєму пітч–листі Mercedes Benz 2014 року, виробляючи Ford Taurus 1982. Ваша мета – зробити спонсора щасливим, щоб він був радий дати вам ще більше грошей на ваші чудові заходи.